Validasi &Registrasi Massal NIK

Panduan Lengkap Validasi & Registrasi Massal NIK untuk Pemberi Kerja (Portal NPWP Versi 2.1)

Mulai 2025, Direktorat Jenderal Pajak (DJP) merilis Portal NPWP Versi 2.1 sebagai fasilitas bagi pemberi kerja untuk melakukan validasi dan registrasi massal NIK pegawai agar dapat digunakan dalam pembuatan Bukti Potong PPh 21 di sistem Coretax. Layanan ini menggantikan kebutuhan penggunaan NPWP sementara (999xxx) dan mempercepat proses integrasi data kependudukan dengan sistem perpajakan.

Panduan dalam artikel ini menjabarkan fungsi, tujuan, alur kerja, tahapan registrasi, penggunaan Excel validasi, hingga FAQ — merujuk pada panduan resmi DJP.

1. Latar Belakang Pembaruan Portal NPWP

Pada Portal NPWP Versi 1, pemberi kerja hanya dapat melakukan pengecekan pemadanan NIK–NPWP secara massal. Pada Versi 2.1, DJP menambahkan fitur baru:

Fitur Baru: Validasi NIK Massal

• Digunakan pemberi kerja untuk memvalidasi kesesuaian NIK dan nama pegawai dengan data Dukcapil.
• Jika valid, data tersebut diregistrasi ke Coretax untuk dipakai dalam pembuatan bukti potong.

Catatan penting: Versi 2.1 hanya untuk pemberi kerja Badan & Instansi Pemerintah. Akses bagi pemberi kerja orang pribadi masih dalam pengembangan.

2. Tujuan Validasi & Registrasi Massal NIK

Panduan ini dirancang DJP untuk:

2.1 Menghilangkan penggunaan NPWP sementara (999xxx)

Dengan NIK yang telah teregistrasi Coretax, pemberi kerja dapat membuat Bupot tanpa menggunakan NPWP sementara.

2.2 Persiapan pembuatan A1/A2 akhir tahun

Validasi diperlukan untuk pegawai tetap/pensiunan agar proses SPT berjalan lancar.

2.3 Mendukung pelaporan SPT Tahunan pegawai

NIK yang teregistrasi akan muncul sebagai kredit pajak dalam sistem Coretax sehingga memudahkan pegawai saat lapor SPT.

3. Catatan Penting: Status Setelah Registrasi

NIK yang diregistrasi hasil validasi belum menjadi Wajib Pajak aktif. Statusnya menjadi:

Status: Belum Aktif (SPDN)

• Belum memiliki akses login ke portal WP Coretax.
• Belum otomatis menjadi WP aktif.

Pegawai perlu melakukan salah satu dari:

• Aktivasi Akun WP
• Aktivasi NIK menjadi Wajib Pajak secara mandiri

4. Himbauan DJP untuk Pemberi Kerja

Jika sebelumnya bukti potong dibuat dengan NPWP sementara, maka pemberi kerja wajib:

• Membatalkan Bupot lama (yang menggunakan NPWP sementara).
• Menerbitkan ulang Bupot PPh 21 dengan NIK yang telah teregistrasi.
• Melakukan pembetulan SPT Masa PPh 21.

5. Alur Penggunaan Layanan Validasi NIK

• Tahap 1: Daftar & Akses Portal NPWP
• Tahap 2: Unggah Excel Validasi
• Tahap 3: Monitoring Validasi & Registrasi Coretax

6. Tahap 1 – Daftar & Akses Portal NPWP

Pendaftaran dilakukan di: https://portalnpwp.pajak.go.id

6.1 Mengisi Data Instansi / Perusahaan

• NPWP 15/16 digit pemberi kerja
• Email aktif (akan menjadi username login)

6.2 Mengisi Data Penanggung Jawab

Data otomatis muncul dari DJP. Jika tidak lengkap → wajib mutakhirkan data ke KPP.

6.3 Mengisi Data Staf (PIC)

• Memiliki NPWP aktif
• Wanita kawin wajib Pisah Harta/Terpisah (yang gabung suami tidak bisa didaftarkan)

6.4 Mengisi Data Lainnya

• Pilih layanan: Validasi NIK
• Buat kata sandi & PIN
• Unduh dokumen permohonan → tanda tangan → scan PDF

6.5 Upload Permohonan

Unggah PDF (maks. 48 MB) → centang pernyataan → submit.

6.6 Verifikasi Email

Akun aktif setelah klik “Verifikasi Permohonan”.

6.7 Login Portal

Gunakan email, kata sandi, dan captcha.

7. Tahap 2 – Unggah Excel Validasi NIK

7.1 Unduh Format Excel

Unduh FormatValidasiNIK.xlsx → klik Enable Editing.

7.2 Mengisi Excel

• Nomor urut
• NIK pegawai
• Nama pegawai
• Nomor HP (mulai 08)
• Email pegawai

Penting: Nama harus 100% sesuai data Dukcapil.

7.3 Rename File Excel

Nama file: <NPWP>.xlsx

7.4 Upload Excel

Klik Pilih File → Upload → sistem membuat tiket proses validasi.

8. Tahap 3 – Monitoring Validasi & Registrasi Coretax

Akses tab Monitoring untuk melihat status:

• VALID – by data Dukcapil
• VALID – by data portal
• TIDAK VALID – Nama tidak sesuai
• TIDAK VALID – NIK tidak ditemukan

8.1 Proses Migrasi ke Coretax

NIK valid → diproses maksimal H+3 hari kerja → kolom “Migrasi Coretax” berubah “Ya”.

8.2 Tindakan Setelah Migrasi

• Batalkan Bupot lama (jika pakai NPWP sementara)
• Buat ulang Bupot dengan NIK
• Lakukan pembetulan SPT Masa PPh 21

9. FAQ Resmi Validasi NIK (Ringkasan)

9.1 Apakah data baru menimpa data lama?

Tidak. Sistem memakai prinsip FIFO.

9.2 Kapan NIK bisa dipakai membuat Bupot?

Setelah valid + migrasi Coretax selesai (maks H+3).

9.3 Apa status NIK setelah didaftarkan?

Status: Belum Aktif (SPDN).

9.4 Bisakah upload banyak file Excel?

Bisa, diproses dengan sistem tiket.

9.5 Apakah pemberi kerja orang pribadi bisa memakai layanan ini?

Belum — masih dikembangkan.

9.6 Perbedaan Pemadanan NIK–NPWP vs Validasi NIK

• Pemadanan = cek kecocokan / butuh persetujuan DJP.
• Validasi NIK = registrasi massal / langsung aktif.

10. Kesimpulan

Portal NPWP Versi 2.1 memberikan kemudahan besar bagi pemberi kerja dalam memastikan NIK pegawai valid, melakukan registrasi massal ke Coretax, menghilangkan NPWP sementara, serta memastikan Bupot dan SPT pegawai lebih akurat dan sesuai regulasi.